Eksamensopgave juni 2006

Skriftlig eksamen i faget Human Resources

4 timers skriftlig prøve

 

 

Dette opgavesæt består af 4 delopgaver,der indgår i bedømmelsen af den samlede opgavebesvarelse med følgende omtrentlige vægte:

Opgave 1 30%

Opgave 2 20%

Opgave 3 30%

Opgave 4 20%

I alt 100%

Til prøven er alle skriftlige hjælpemidler tilladt.

Opgavebesvarelsen skal afleveres i henhold til skolens eksamensreglement jf. bekendtgørelse nr. 1021 af 20. november 2000 ændret ved bekendtgørelse nr. 537 af 28. juni 2002

Mandag den 6 juni 2006 Kl. 14.00 – 18.00

 

Laila Hansen er pr. 15. maj 2006 ansat som ny områdeleder i Vestkøbing Kommunes Nordre Seniorområde. Vestkøbing Kommune bliver ny storkommune pr 1. januar 2007, hvor Vestkøbing kommune sammenlægges med Bøvling, Katterup og Bjergby kommuner. I forbindelse med kommunesammenlægningen har kommunen valgt at samle ældreplejen i 3 seniorområder (Nord, Syd og Midt). Ansættelsen af Laila Hansen er sket med henblik på, at hun skal overtage stillingen som områdeleder for den nye storkommunes Seniorområde Nord; en funktion hun allerede nu skal forberede.

Vestkøbing Kommune afsluttede 1. februar 2006 et analysearbejde omkring det kommende seniorområdes organisering, og umiddelbart herefter gennemførte Vestkøbing Kommune en såkaldt interessetilkendegivelsesrunde med efterfølgende indstilling af ledere. I den forbindelse blev stillingen som områdeleder i Vestkøbing Kommunes Seniorområde Nord opslået ledig, da lederen af det hidtidige Nordre Seniorområde valgte at gå på pension allerede fra 1. maj 2006. Der var ikke andre interessetilkendegivelser.

Laila søgte stillingen, da hun ønskede nye udfordringer. Hun har med sin sygeplejefaglige baggrund gennem 10 år været områdeleder for et ældreområde i den meget mindre Ny-minde Kommune. Som mindre landkommune skal Nyminde den 1. januar 2007 indgå i den større Ny Rasborg Kommune, og da chancen for at få stillingen som ældrechef inden for en overskuelig tid var højst usikker, følte Laila, at hun måtte søge den mere ansvarsfulde stilling i Vestkøbing storkommune.

Vestkøbing Kommunes hidtidige Nordre Seniorområde blev etableret i forbindelse med den ændrede struktur i hele ældreplejen pr. 1. januar 2004. Området består i dag af 3 plejecentre; Hjertegården, Blomstergården og Skovgården. På Hjertegården er områdets centrale køkken placeret. Desuden er der 3 udekørende distrikter, samt et distrikt der udelukkende varetager rengøring og tøjvask. De 3 udekørende distrikter er hjemmehørende på de 3 plejecentre.

Sammen med sin souschef er Laila placeret på Hjertegården. Den nuværende ledergruppe på 10 personer består således af områdelederen, souschefen, 3 centerledere, 3 distriktsledere for udekørende distrikter samt distriktslederen for køkkenet og distriktslederen for rengøring / tøjvask.

Som leder er det højt prioriteret for Laila, at medarbejderne er i stand til at være selvle-dende ved at kunne træffe selvstændige beslutninger og valg. Endvidere glæder hun sig over, at det er et prioriteret mål i Vestkøbings nuværende kompetenceudviklingspolitik at arbejde mod skabelsen af en engagementskultur, som er baseret på værdibaseret ledelse, dialog og tillid frem for regler, ordrer og kontrol. Dette mål er helt sammenfaldende med Lailas ledelsesmæssige opfattelse, og derfor vil hun også bede Vestkøbing Kommunes nye HR-afdeling udfærdige en ny personalepolitik for Vestkøbing Kommune Seniorområde Nord.

I forbindelse med kommunesammenlægningen bliver den geografiske dækning for Vestkøbing Kommunes hidtidige Nordre Seniorområde udvidet, så det også omfatter områder fra de tidligere landkommuner Bøvling og Katterup, der begge er beliggende i den nordlige del af storkommunen. Det betyder, at det nuværende medarbejderantal i Vestkøbings Nordre seniorområde udvides med medarbejdere fra de to landkommuner. Medarbejderne fra de tidligere landkommuner har haft mulighed for at ønske deres fremtidige arbejdssted, men desværre har kun 60 af de tilførte 113 medarbejdere selv valgt Vestkøbing Kommunes Seniorområde Nord som deres foretrukne arbejdsplads.

Den forventede personalenormering for Vestkøbing Kommunes Seniorområde Nord pr 1. januar 2007 fremgår af bilag A

Som det ligeledes fremgår af bilag A, udvides antallet af områdets plejecentre fra 3 til 4 i forbindelse med sammenlægningen den 1. januar 2007.

Laila Hansen har benyttet de første dage af sin ansættelse til samtaler med sin souschef og sine kommende mellemledere og til at aflægge besøg i de tilknyttede centre og distrikter samt i rengøring og køkken.

Ud fra den nye kommunes overordnede vision er der vedtaget en Fusionspolitik, som skal gælde i overgangsperioden til den 1. januar 2007. Fusionspolitikken udtrykker de holdnin-ger, der skal præge arbejdet med at skabe en af landets bedste og mest attraktive kommuner. Fusionspolitikken fremgår af bilag B.

Laila Hansen er godt klar over, at der frem mod sammenlægningen den 1. januar 2007 og i perioden derefter vil være en hel del HR-mæssige tiltag, der skal igangsættes. Hun for-venter i den forbindelse at få god hjælp fra Vestkøbing Kommunes nye HR-afdeling, der etableres ved en sammenlægning af de tidligere kommuners Løn og Personaleafdelinger. Den nye HR-afdeling vil pr. 1. januar 2007 bestå af 1 HR-chef, 10 konsulenter, der arbejder med løn, 5 medarbejdere til intern service, 2 jurister, 6 kommunikationsmedarbej-dere og som noget nyt 9 HR-konsulenter, der primært skal arbejde med ansættelser og kompetenceudvikling. HR-chefen indgår i kommunens strategiske ledelse.

Laila Hansen har gennem sine samtaler og besøg registreret følgende:

I et af de udekørende distrikter hørte Laila Hansen flere gange, at medarbejderne følte det meget stressende, når de skulle haste af sted fra det ene besøg til det andet. "Det er en alt for stram tidsplan, vi skal køre efter og reelt uden mulighed for selv at være fleksible og kunne træffe egne beslutninger" og "De gamle bliver smask forvirrede over denne faren ud og ind af døren" gav flere udtryk for. Laila Hansen håber derfor på, at indførelsen af bærbare computere i de 3 udekørende distrikter vil give bedre tid og mindre stress. Disse computere betyder, at den enkelte medarbejder ved sin start i eget hjem kan trække sin arbejdsseddel frem og dermed køre direkte til det første besøg i stedet for at skulle ind omkring plejecenteret, hvor de udekørende distrikter har hjemsted.

Gennem samtalerne med flere at sine distriktsledere får Laila et klart indtryk af, at de føler sig fagligt godt klædt på, men det store arbejdspres betyder, at der opstår flere og flere konflikter i hverdagen, som de ikke ved, hvorledes de skal løse. "Der er alt for megen

diskussion omkring, hvem der skal løse de enkelte opgaver. De forskellige fagområder er slet ikke fleksible nok" siger en af distriktslederne.

Da Laila var på besøg i Katterup, hørte hun stor usikkerhed omkring, hvad der kommer til at gælde i den nye Vestkøbing Kommune. "Herude har vi i mange år haft en god persona-lepolitik, der tog hånd om hver enkelt" hørte hun "men nu skal vi vel bare finde os i, at det bliver Vestkøbings personalepolitik, der kommer til at gælde, og undersøgelser har jo tidli-gere vist, at det psykiske arbejdsmiljø generelt er dårligere der".

En 59-årig centerleder gav udtryk for, at hun måske gerne vil stoppe i løbet af det næste år, ligesom et par distriktsledere på 53-54 år gav udtryk for, at de i løbet af de næste par år gerne vil trappe ned fra det meget arbejdskrævende job som distriktsleder. De var dog meget spændte på, om der er mulighed for dette i den nye kommune, ligesom de var spændte på, om kollegerne vil betragte dette som en tilbagegang.

På et af plejecentrene observerede Laila en afdeling, hvor der kun var meget få medarbejdere beskæftiget med fælles spisning med afdelingens beboere; til gengæld havde de meget travlt. Lederen konstaterede, at "på denne afdeling er der en del sygdom i dag". I en anden af plejecenterets afdelinger herskede der anderledes fred og ro, idet der sad et større antal medarbejdere og nød kaffen i personalerummet samtidig med, at flere af afdelingens beboere nød deres kaffe i dagligstuen.

På samme plejecenter gav nogle af beboerne udtryk for stærk utilfredshed med den hyppige udskiftning af personalet hos dem. Deres utilfredshed gik bl.a. på, at mange af de nye og vikarerne – som i et stort omfang havde "fremmed baggrund" - ikke tilstrækkelig godt kunne sætte sig ind i deres hverdagsproblemer, og at der var for mange sproglige misforståelser.

Gennem samtale med sine ledere får Laila en klar fornemmelse af, at de føler sig usikre på, hvorledes de skal håndtere den kommende implementering af medarbejdere fra Bøv-ling og Katterup Kommuner samtidig med, at de fleste centre og distrikter også får tilført nye medarbejdere fra andre områder i Vestkøbing. Byrådet ønskede en sådan rokering, da det gjaldt om at have bedste mand på posten, og da det var vigtigt at sende et signal om, at der foregik en ligeværdig fusion mellem en række kommuner.

På et plejecenter blev Laila indblandet i en heftig gruppediskussion omkring årets budgetmæssige besparelser. Her gav plejecenterets leder kraftigt udtryk for, at besparelsen var helt umulig at gennemføre, hvorfor hun bare ville lade stå til. "Så må vi jo se, hvad der sker, når Byrådet ikke kan finde ud af det" sagde hun kraftigt billiget af de omkringstående 7 medarbejdere.

Ved samtaler med forskellige sygeplejersker har Laila fået et klart billede af, at områdets social- og sundhedsassistenter generelt ikke er i stand til at klare de stillede opgaver på en tilfredsstillende måde. "Men de har jo heller ikke den rigtige uddannelse til dette job" gav sygeplejerskerne udtryk for. "Lige så snart, der igen uddannes nok sygeplejersker, er det absolut nødvendigt, at vi får ansat nogle flere, så vi igen kommer op på tidligere tiders antal", sagde de.

I et af de udekørende distrikter drøftede Laila, hvor svært det er at holde den professionelle distance til de ældre samtidig med, at medarbejderne jo i høj grad bruger sig selv i udførelsen af deres job. Det gik op for Laila, at der er en del af medarbejderne, der formentlig har meget svært ved at håndtere dette, og at det kan være årsagen til det høje sygefravær, der præger dette udekørende distrikt.

På sine besøg går det op for Laila, at der er ret stor forskel på effektiviteten i de enkelte centre og distrikter. Specielt i de to tilsluttede landkommuner har der hidtil været en større normering, end der fremover vil være budget til. Man har prioriteret kontakten med de ældre særdeles højt, da værdien "borgerkontakt" var højt prioriteret i landkommunens værdisæt.

Udsigten til nedskæringer har specielt fået 2 af medarbejderne i Katterup (Mette og Ingeli-se, der i øvrigt er svigerinder) til på det nærmeste at "gå i stå". De har begge et meget højt sygefravær, og de har i flere tilfælde omtalt nedskæringerne i negative vendinger over for de ældre. Deres distriktsleder har givet dem både mundtlige og skriftlige advarsler, men det har ikke ændret ved situationen

Laila imødeser derfor allerede nu et behov for at udskifte nogle af medarbejderne, ligesom det er blevet klart for hende, at nogle medarbejdere er særdeles værdifulde nøglemedar-bejdere på den enkelte arbejdsplads. Hun vil derfor overveje, hvorledes hun kan fastholde disse nøglemedarbejdere. I samme forbindelse tænker hun på, at der formentlig er en me-get god sammenhæng mellem områdets behov og de nuværende kompetencer – men vil dette også gælde i forhold til fremtiden? Dette må undersøges nøjere.

Under mødet med en hjemmehjælper fortalte vedkommende, at hun kom hos en 85-årig kvinde i området. Denne passede selv sit hus, men bad en dag hjemmehjælperen hjælpe med at nedtage nogle gardiner, så hun kunne vaske dem. Hjemmehjælperen var straks kravlet op på stigen for at tage gardinerne ned, men da hun fortalte sine kolleger om dette, blev hun straks irettesat på det kraftigste med ordene " Det må vi ikke – og vi håber ikke du nogensinde gør det igen". "Men jeg kan da ikke lade en 85-årig kravle op på en stige, og så bare stå og holde den" sagde hjemmehjælperen.

På et af plejecentrene traf Laila Hansen en sygehjælper, der gav udtryk for stor uro om-kring sin egen placering. "Nu har jeg arbejdet sammen med de andre i denne gruppe i 3 år – og så skal jeg pludselig i en anden gruppe. Det er da ganske skørt, når vi samtidig skal sikre en høj effektivitet" sagde hun til Laila. " I den nuværende gruppe kender vi hinanden og ved, hvad kollegaen kan, så vi har altid den bedste til at løse den enkelte opgave – så hvorfor lave det om?"

Et par af distriktslederne gav udtryk for, at de håbede, at Laila hurtigt ville udfærdige en nøjagtig køreplan for, hvorledes de skal håndtere sammensmeltningen af de tidligere medarbejdere med medarbejderne fra landkommunerne.

En gennemført undersøgelse i 2005 får Laila Hansen til at indse, at der bliver behov for at rekruttere en masse nye medarbejdere i de kommende år. "Nå, men det må HR-afdelingen klare" tænker hun. Samtidig kommer hun ligeledes til at spekulere på, hvordan hun får et overblik over medarbejdernes nuværende og kommende kompetencer, og om hun kan gøre noget for, at undersøgelsens dystre forudsigelser ikke opfyldes, ligesom hun jo selvfølgelig gerne vil sikre, at hun kan få nye medarbejdere, når behov opstår.

 

Ud fra de beskrevne hændelser og en HRM-strategisk betragtning bedes du vurdere Vestkøbing Kommune Seniorområde Nord’s personalemæssige situation på nuværende tidspunkt. Du skal endvidere udpege de elementer, som du vurderer mest kritiske for gennemførelse af den forestående fusion.

 

Begrund hvilke faser Laila Hansen skal gennemføre for at sikre den forestående fusion mellem de seniorområder, der indgår i det nye seniorområde Nord?

 

Du skal udarbejde en begrundet og prioriteret handlingsplan for de opgaver, som Laila Hansen derudover skal tage fat på fra sin tiltrædelse og frem til 31/12 2007. Herunder skal du vurdere, hvorledes Laila Hansen skal håndtere situationen med Mette og Ingelise. Endelig skal du foretage en vurdering af samspillet med Vestkøbing Kommunes HR-funktion.

 

Hvorledes skal Laila Hansen konkret sikre, at hendes distriktsledere bliver i stand til at gennemføre hele processen på en tilfredsstillende måde?

 

 

 

*) For årene 2005 og 2006 er tallene udtryk for antal ansatte i Vestkøbing Kommunes Nordre Seniorområde. 2007-tallene angiver de forventede normeringer i den nye Vestkøbing storkommunes Seniorområde Nord

Medarbejderne har gennemsnitligt været ansat i 10 år, og 35 % af medarbejderne er mel-lem 50 og 60 år.

En undersøgelse fra 2005 viser, at de yngre medarbejdere under 35 år forventer en an-sættelse på mellem 3 og 4 år, inden de skifter job, mens kun 52 % af medarbejderne forventer at arbejde i Seniorområde Nord om 5 år.

 

Den nye Vestkøbing Kommunes Fusionspolitik har følgende bærende værdier:

Ordentlighed - Tryghed - Åbenhed

Ordentlighed

Med ordentlighed mener vi,

- at sammenlægningsprocessen er professionel i alle faser. Forløbet skal være professionelt, værdigt og præget af ligeværdighed

- at der er klare principper og processer

- at alle optræder med respekt og rummelighed – især i svære situationer

- at omlægninger og effektiviseringer vil blive gennemført via omhyggelig planlæg-ning og via naturlig afgang

Tryghed

Med tryghed mener vi,

- at de ansatte føler sig trygge i en proces, som giver den størst mulige jobsikker-hed

- at det ved besættelse af stillinger er kompetencer og kvalifikationer sammen med den enkeltes egne ønsker og ambitioner, der afgør besættelsen af stillingen, og ikke hvor den enkelte medarbejder kommer fra

- at der sker en klar og tydelig håndtering af personalespørgsmål fra begyndelsen, herunder sikring af kompetenceudvikling

Åbenhed

Med åbenhed mener vi,

- at information er en ret og en pligt for alle. Derved bliver sammenlægningsproces-sen præget af dialog

- at åbenhed er et middel mod myter og rygter. Ved at informere i fællesskab kan vi skabe fælles billeder og undgå misforståelser

- at det er vigtigt at sige sin mening – en ærlig og løbende dialog er med til at skabe en dynamisk sammenlægningsproces

- at åbenhed er med til at skabe gensidig respekt for de værdier og kulturer, der eksisterer på de forskellige arbejdspladser.