Typeopgave 2003

Typeopgave juni 2003

Skriftlig eksamen i faget Human Resources
4 timers skriftlig prøve
 
Dette opgavesæt består af 3 delopgaver samt 2 bilag, der indgår i bedømmelsen af den samlede opgavebesvarelse med følgende omtrentlige vægte:
 
Opgave 1   30%
Opgave 2   30%
Opgave 3   40%
I alt            100%
 
Til prøven er alle skriftlige hjælpemidler tilladt.
 
Opgavebesvarelsen skal afleveres i henhold til skolens eksamensreglement jf. bekendtgørelse nr. 1021 af 20. november 2000 ændret ved bekendtgørelse nr. 537 af 28. juni 2002
 
 
Quick Data A/S
Quick Data A/S (forkortet Q-data) er en 5 år gammel IT-virksomhed, som ejes af brødrene Jan og Ivan Carlsen. Der er ansat 74 medarbej­dere, og organisationsplanen fremgår af bilag 1.
 
Som det fremgår af organisationsplanen, er den overordnede struktur bygget efter matrix princippet. Projektlederne vælges enten blandt sælgerne eller blandt konsulenterne, men aldrig blandt tek-nikerne fra hardware installationsgruppen, da de ikke har vist evner som projektledere.
 
Q-data's idegrundlag er udvikling og salg af web-sider samt e-handelskoncepter til små og mellemstore virksomheder.
 
Jan og Ivan er begge i begyndelsen af 30'erne og uddannede som ingeniører med speciale inden for IT systemudvikling. Q-data har haft en fantastisk succes på markedet for web-side udvikling og e-handelskoncepter og betegnes i branchen som en af de nye »IT-kometer«.
 
Den overordnede arbejdsdeling i virksomheden er, at Jan varetager salgsaktiviteterne, og Ivan er ansvarlig for systemudvikling og system-implementering hos kunderne. Til forskel fra andre virksomheder i IT-branchen er Q-data meget struktureret i sin måde at fungere på.
 
Jan og Ivan har på forhånd sagt, at de gerne vil ansætte de såkaldte »EDB nørder«, men at de skal overholde de gældende spilleregler i virksomheden. Det vil sige overholdelse af afleveringsterminer og andre aftaler med kunderne. Hvis nye medarbejdere ikke kan indordne sig under de stramme spilleregler, bliver de bedt om at søge et andet job, men de bliver ikke afskediget.
 
Q-data er i branchen kendt for at være meget kreativ, nytænkende og samtidig punktlig med overholdelse af indgåede aftaler. Kulturen i Q-data er meget resultatorienteret. Medarbejdere, der yder en særlig god indsats, bliver præmieret med en høj kr./øre bonus. Det er ikke ualmindeligt, at systemkonsulenterne i perioder har en arbejdsuge på 60-70 timer. Gennemsnitsalderen blandt medarbejderne er ca. 30 år, og de fleste har en længerevarende uddannelse inden for IT eller tilhørende fagområder. I Q-data ofres mange ressourcer på uddannelse, og der er afsat i gennemsnit 3 dage om måneden til efteruddannelse pr. medarbejder.
 
Pia Nielsen, der er ansvarlig for områderne økonomi og personaleledelse, blev ansat for 2 år siden. Hun har længe givet udtryk for, at hun er bekymret for det store personalegennemtræk i Q-data. Det er ikke ualmindeligt, at mellem 4 og 5 medarbejdere siger deres job op om måneden, og et tilsvarende antal bliver ansat pr. måned.
 
Medarbejderne begrunder ofte i fratrædelsesinterviewet deres opsigelse med udbrændthed. Intentionerne med løbende uddannelse blev ikke altid overholdt pga. projekternes stramme tidsfrister. De mange personalegoder og den høje løn er i virkeligheden ikke afgørende, hvorimod muligheden for personlig og faglig udvikling er af meget stor betydning.
 
Pia har ved flere ledermøder, hvor Jan, Ivan, Lars Hansen, chefen for hardware installationer og divisionssekretær Christian Holm deltog, udtalt, at virksomhedskulturen i overvejende grad var præget af, at medarbejderne kun var loyale, så længe de oplevede, at de kunne udvikle sig personligt og fagligt. Dette kunne efter Pias vurdering blive et problem for Q-data på længere sigt i relation til at kunne holde på kvalificerede medarbejdere. Til denne bekymring havde de andre i ledergruppen ingen kommentarer.
 
På det sidste ledermøde havde Pia påpeget, at Q-data var på vej ind i en økonomisk krise. De mange udgifter til uddannelse af nye med­arbejdere og problemer relateret til det store personalegennemtræk, havde tæret på de økonomiske ressourcer. Det var også blevet vanskeligere at rekruttere kvalificeret arbejdskraft. Det betød, at flere store projekter var forsinket med efterfølgende manglende indbetalinger.
 
Situationen for Q-data havde længe været alvorlig, og på det sid­ste møde med banken var der blevet stoppet for yderligere kreditter, indtil der forelå en handlingsplan, der kunne sikre et mere positivt cash-flow.
 
På baggrund af denne situation har Jan og Ivan Carlsen henvendt sig til firmaet Zenit Data A/S med henblik på et samarbejde eller en fusion.
 
Zenit Data A/S
Zenit Data A/S (forkortet Z-data) er over 30 år gammel og blandt de etablerede i IT-branchen. Virksomhedens opbygning og måde at fungere på er meget forskellig fra de nye IT-virksomheder. Z-data's opbygning er angivet i bilag 2. Organisationen er meget løst struk-tureret og præget af gruppebeslutninger.
 
Der er i alt ansat 150 medarbejdere, og mange er fra de »glade 70'ere« med løse strukturer og demokratiske beslutningsprocesser. Mange af de ældre medarbejdere, over 50 år, har aktier i Z-data, der ejes af en fond, som medarbejderne har stiftet for mange år siden. Fonden styres af et udvalg på 5 personer, der vælges blandt aktio-nærerne for en 4-årig periode.
 
Z-data har gennem årene udviklet sig til at være en af de store leverandører af IT løsninger inden for økonomi og logistikstyrings-systemer.
 
Z-data er kendt for ikke at overholde indgåede aftaler tidsmæssigt, men kunderne ved, at det produkt, der bliver leveret, er i orden og har derfor som helhed accepteret dette forhold. Problemerne, med ikke at kunne overholde tidsterminerne, er bl.a. forårsaget af den løse struktur, der kendetegner organisationen. Der findes ikke en veldefineret opgavefordeling mellem de enkelte afdelinger.
 
Den interne styring foregår ved kollektiv ledelse med selvstyrende grupper med inspiration fra den lærende organisation. Dette betyder, at der ikke findes en personaleledelsesfunktion i virksom­heden, idet alle personale- og uddannelsesproblemer løses af medarbejderne selv i overensstemmelse med filosofien i den lærende organisation.
 
De enkelte projektgrupper dannes ad hoc af medarbejderne selv, når opgaverne skal løses og foregår uden de store problemer, idet det er denne arbejdsform, der har været anvendt i mange år. Nye medarbejdere, der ikke kan indordne sig disse forhold, opfordres til at forlade virksomheden, hvilket normalt foregår uden de store problemer.
 
Til trods for den meget lave struktureringsgrad i Z-data, er firmaet kendt for at levere produkter af høj kvalitet og funktionalitet.
 
Medarbejderne har som helhed været ansat i mange år og er meget knyttede til virksomheden. Uddannelsesmæssigt er de fleste medarbejdere »selfmade« eller har højst en kortvarig IT-uddannelse. Kulturen er præget af høj loyalitet og personalegennemtrækket er minimalt i forhold til andre i denne branche. Gennem årene har Z-data oparbejdet en stor »pengetank«, som er anbragt i fonden, der ejer firmaet. Ideen med »pengetanken« var at gemme til dårlige tider eller evt. opkøb af andre virksomheder.
 
Z-data har i de sidste 3 år haft et stort underskud, som er blevet dækket med midler fra »pengetanken«. Årsagerne til underskuddet er bl.a. manglende evne til at udvikle nye produkter.
 
Flere store ordrer er mistet, fordi Z-data ikke havde tilstrækkelig viden til at løse opgaver inden for »den nye økonomi« i form af e-handel med tilhørende logistikstøttefunktioner. En anden årsag er, at antallet af opgaver inden for Z-data's produktprogram er stærkt faldende for hele branchen.
 
I forbindelse med problemerne med indtjening blev direktør John Skov ansat for 1 år siden. John er 37 år gammel og har flere års erfaring inden for IT-branchen. Han medbragte sin direktionssekretær gennem flere år, Hanne Olsen. Hanne har en baggrund som psykolog og har en erhvervsdiplomuddannelse. Hanne har fra tidligere ansættelser stor erfaring med projektledelse. Hanne og John har i flere år udgjort et makkerpar, som er kendt i IT-branchen for at rette op på virksomheder, der er i krise.
 
Økonomichef Leif Johansen er også ny, idet han kun har været ansat i 6 mdr.
 
Ledelsen i Z-data er reelt John, Hanne og Leif. Til ledelsesmøderne optræder på skift repræsentanter fra afdelingerne »systemvedligeholdelse« og »konsulentafdeling«.
 
John Skov har, som tidligere beskrevet, modtaget en henvendelse fra Q-data's ledelse om et samarbejde eller fusion af de to virksomheder.
 
Efter mange drøftelser med Z-data's fond er der skabt enighed om, at de to virksomheder skal fusionere. Synergien i fusionen skal skabes ved, at Q-data leverer erfaringer og nye ideer til videreudvikling af e-handel konceptet, og Z-data leverer den nødvendige kapital til videreudvikling samt erfaring og viden inden for økonomi og logistiksystemer.
 
Reaktionen på nyheden om den forestående fusion var blandt medarbejderne blandet. Q-data's medarbejdere var som helhed begejstrede, hvorimod Z-data's medarbejdere var mere skeptiske, men ikke direkte imod fusionen.
 
Hvis den nye fusion skal få succes, vil der blive brug for at rekruttere nye medarbejdere med erfaring i e-handelsløsninger samt medarbejdere med erfaring i logistik- og økonomisystemer.
 
Spørgsmålet er, hvordan og hvor vi skaffer disse nye medarbej­dere?
 
Skal der annonceres via nettet (www), skal det være traditionel annoncering, eller skal vi gå på strandhugst blandt de øvrige IT-firmaer?
 
»Disse problemer skal løses af den nye HR-funktion med udgangspunkt i vores personalepolitik« siger John Skov.
 
Det er blevet besluttet, at den ny virksomhed skal hedde QZ-Data A/S og skal etablere sig i helt nye fælles lokaler, der allerede er fundet. Den endelige fusion skal være tilendebragt inden for 6 mdr.
 
Du er som HR-virksomhedskonsulent blevet tilkaldt for at hjælpe virksomheden med at løse nedenstående opgaver.
 
Med udgangspunkt i de 2 virksomheders personalepolitikker og kulturer, skal du designe personalepolitikken for QZ-Data, således at personalepolitikken afspejler virksomhedens strategi.
 
 
Opgave 1
Med udgangspunkt i de 2 virksomheders personalepolitikker og kulturer, skal du designe personalepolitikken for QZ-Data, således at personalepolitikken afspejler virksomhedens strategi.
 
 
Opgave 2
Analyser og vurder hvilke strategiske ledelsesværktøjer der vil være de(den) bedst egnede i den nye fusion QZ-Data. Afhængig af dit valg skal du give en begrundet vurdering af HR funktionens rolle og organisatoriske placering i den nye fusion QZ-Data.
 
 
Opgave 3
Opstil en konkret model/plan for rekruttering/fastholdelse og kompetenceudvikling af medarbejderne i QZ-Data.

Bilag 1 - Quick Data A/A




Bilag 1 - Zenit Data A/S



Supplerende opgaver til typeopgave juni 2003

Nedenfor er der lavet nogle ekstra supplerende opgaver til typeopga-ven juni 2003. Ved at gennemgå disse spørgsmål, sammen med de 3 i opgaven stillede, er det muligt at komme rundt i så at sige hele pensum. Nogle af spørgsmålene er præciseringer af de i typeopgaven brede spørgsmål, hvorfor overlap kan forekomme.
 
 
Opgave 4
Lav en begrundet vurdering af, hvilke opgaver en ny HR-funktion for QZ-data skal fokusere på i løbet af de første 6 måneder efter fu-sionen og prioriter disse opgaver. Herunder skal der udarbejdes en konkret plan for registreringen af medarbejderdata.
 
 
Opgave 5
Opstil de krav, som du vil stille til den ansvarshavende for HR funktionen. Dine forslag skal begrundes. Kom med din vurdering af, hvorledes den ansvarlige for HR-funktionen i praksis kan indgå i samarbejdet med den øvrige ledelse i hele virksomheden, og vurder om en af de nuværende medarbejdere kan bestride funktionen.
 
 
Opgave 6
Der skal rekrutteres en ny afdelingsleder for Konsulentafdelingen. Opstil en introduktionsplan for denne medarbejder og vurder hvilke elementer i introduktionen, der er de væsentligste. Udarbejd den del af personalepolitikken, der skal dække introduktion af medarbejdere til organisationen generelt.
 
 
Opgave 7
QZ-organisationen har erkendt, at de ikke længere kan undgå at afskedige medarbejdere, og der skal derfor afskediges i alt 15 medarbejdere inden for nærmeste fremtid. Du er nu en ekstern tilkaldt konsulent, der skal fremkomme med begrundede forslag til, hvorledes denne opgave kan løses - hvor der som minimum skal tages stilling til processen og hvilke kriterier, der skal være for udvælgelsen.
 
 
Opgave 8
QZ-Data skal lave et nyt lønsystem, der tager hensyn til begge de gamle organisationer, og det skal laves på grundlag af den nye fusionerede virksomheds strategi og værdigrundlag. Udarbejd et begrundet forslag til et nyt system for aflønning af medarbejdere.
 
 
Opgave 9
QZ-Data har udarbejdet en ny politik for »personaleudvikling«. Opstil en plan for, hvorledes denne nye personaleudviklingspolitik kan im-plementeres i virksomheden samt hvilke aktører, der skal være med i implementeringen. Opstil de forudsætninger der er for din løsning.
 
 
Opgave 10
Giv din vurdering af de største barrierer for den nye HR funktion samt giv begrundede forslag til, hvorledes disse barrierer kan ned-brydes.
 
 
Opgave 11
Fremkom med et begrundet forslag til indhold og struktur for udviklingssamtaler i QZ-Data. Forslaget skal indbefatte samtlige med­arbejdere.
 
 
Opgave 12
I forbindelse med afskedigelsesrunden skal der afholdes samtaler med de enkelte berørte medarbejdere. Lav en begrundet huskeliste for hvad der skal være forberedt inden den vanskelige samtale samt lav en plan for gennemførelsen af samtalen. Samtalerne skal gen-nemføres af de enkelte ledere.
 
 
Opgave 13
Hanne har ud fra sin uddannelsesmæssige baggrund og sine erfaringer erkendt, at QZ-Data har behov for at tage mere hensyn til de forskellige grupper i virksomheden. Hun har tilkaldt dig som ekspert i mangfoldighedsledelse, og du skal både give hende et overblik over hvad begrebet dækker, og du skal komme med forslag til, hvad hun skal fokusere på af tiltag, og hvorledes hun kan føre dem ud i livet.