Samtaleformer

Opgave 8.1

 

Hanne er produktionsplanlægningschef og Jens er produktionschef i virksomheden Tvis A/S, som producerer plastikprodukter. De er to meget forskellige personligheder, og det har da også gennem tiden resulteret i flere forskellige konfrontationer mellem de to. Jens har et iltert temperament, som han har svært ved at tøjle. Hanne er den mere eftertænksomme type og er sædvanligvis velovervejet i sin kommunikation med andre mennesker. For at sætte billeder på hvorledes de to nogle gange har talt til hinanden er der følgende eksempel:

Hanne: »Jeg har lavet den detaljerede produktionsplanlægning for uge 10 og jeg kan se, at der ikke er plads til de feriedage, som 5 af dine medarbejdere har bedt om«

Jens: »Du skal ikke bekymre dig om mine medarbejderes feriedage - det skal jeg nok selv sørge for. Du kan vel bare lave en mere fleksibel planlægning«.

Hanne: »Min opgave er at foretage planlægningen - herunder at sikre den rette bemanding til opgaverne. Du er derfor gået ud over dine beføjelser ved at give de 5 medarbejdere fri«.

Jens: »Nåe - bliver jeg nu belært omkring mine arbejdsopgaver«.

Hanne: »Nej - ikke belært, det er såmænd blot en konstatering af de faktiske forhold« sagde Hanne mens hun tænkte: Nu må du sgu vågne op og opføre dig som en blot nogenlunde voksen person.«

Jens: »Jeg synes du skal gå ind til direktøren og sladre - så du kan få din vilje«.

  • Analyser ovenstående kommunikation ud fra teorien om transaktionsanalyse.
  • Hvordan skulle kommunikationen foregå, hvis det skulle være en »sund« kommunikation?

 

Opgave 8.2

 

Du er afdelingschef i en forsikringsvirksomhed. Du bliver ringet op af direktøren, som fortæller, at han har en kedelig sag, som han vil diskutere. En af dine medarbejdere er blevet optaget på virksomhedens overvågningskamera i færd med at stjæle en vase til ca. 2000 kr. i et af mødelokalerne. Optagekvaliteten er meget god, så man er ikke så meget i tvivl om, hvem det er. Tyveriet er sket meget tidligt om morgenen, og ud fra virksomhedens tidsregistrering ses det også, at medarbejderen faktisk har været på arbejde på det pågældende tidspunkt.

Det er en af dine gode medarbejdere, og der har aldrig været lignende sager med vedkommende. Du aftaler derfor med direktøren, at der ikke umiddelbart skal foretages en anmeldelse af tyveriet til politiet. I vil først konfrontere medarbejderen med oplysningerne og høre hans forklaring, og derefter kan der så tages stilling til de videre konsekvenser. I er dog begge indstillet på at klare det i mindelighed og dermed give medarbejderen en chance til. Dette dog under forudsætning af, at medarbejderen erkender forseelsen og er indforstået med, at en lignende sag vil betyde afskedigelse og politianmeldelse. Du får nu til opgave at gennemføre en samtale med medarbejderen.

  • Hvad vil du forberede til mødet?
  • Hvorledes vil du gennemføre mødet og hvilke krav vil du stille til medarbejderen?

 

Opgave 8.3

 

Ole er leder af virksomhedens økonomiafdeling. Afdelingen har haft en meget stor opgave gennem de seneste 2 år, idet virksomheden har indført et nyt økonomistyringssystem. Dette har gjort, at Ole har trukket meget på afdelingens ressourcer. Der har været meget overarbejde både om aftenen og i weekenden. Arbejdspresset er nu mere afdæmpet, og de primære opgaver kan få mere fokus. Ole har ligeledes erkendt, at opgaverne i afdelingen har skiftet karakter ved indførelsen af det nye økonomistyringssystem. Mange af de mere simple opgaver er blevet automatiserede. Opgaverne er dermed blevet mere komplekse og frem for papirbehandling sker de fleste ting nu elektronisk. En af Oles medarbejdere - Ellen - har gennem de sene­ste 2 år ydet en stor arbejdsindsats, men hun har meget svært ved at honorere de nye krav. Ole har derfor besluttet sig for at gøre noget ved det. Inderst inde tror han ikke på, at Ellen nogen sinde kommer til at fungere godt med de mere komplekse opgaver, men han vil gerne anerkende den store indsats, hun har ydet, og hun fungerer godt i afdelingen. Ellen er 52 år og har været ansat i virksomheden i 15 år. Ole har tænkt meget over tingene de sidste dage og har besluttet sig for at fyre Ellen med udgangen af måneden.

  • Lav en opgaveliste til Ole, som han kan bruge til at være optimalt forberedt til denne svære samtale.
  • Nedfæld i punktform, hvorledes Ole skal indlede sin samtale med Ellen.
  • Opstil de faser, du mener skal være i samtalen og lav punkter over indholdet i de enkelte faser.

 

Opgave 8.4

 

Tag udgangspunkt i den opstillede case i opgave 8.3. Du skal nu forestille dig, at samtalen mellem Ole og Ellen lige er begyndt. Du skal anvende teorien bag transaktionsanalysen og for hvert af spørgs-målene lave eksempler på en dialog 3 gange frem og tilbage mellem de to personer.

  • Lav et eksempel på en voksen til voksen indledning i denne sam­tale.
  • Lav et eksempel på Ole som forælder og Hanne som voksen.
  • Lav et eksempel på Ole som voksen og Hanne som barn.
  • Lav et eksempel på Ole som forælder og Hanne som barn.

 

Opgave 8.5

 

Bent er administrerende direktør for en mellemstor virksomhed, som producerer havemøbler i træ. Virksomheden beskæftiger ca. 100 medarbejdere, som primært er ufaglærte og som typisk har været i virksomheden i flere år. Virksomheden har ændret sig meget i løbet af det seneste år, idet der er blevet investeret i et helt nyt produktionsapparat, hvor mange af arbejdsgangene er blevet automatiseret. Opgaverne er derfor i høj grad ændret fra at være fysisk håndværksbetonede til at være overvågning og programmering af maskiner. Der er stadig brug for alle medarbejderne, idet Bent har indgået en god og profitabel aftale med en meget stor landsdækkende trævarehandel om afsætning af deres produktsortiment.

Flere medarbejdere har dog oplevet deres arbejde som ændret til det dårligere. Der er ikke samme sociale interaktion mellem medar­bejderne længere, idet maskinerne har ændret opgaverne og proces-serne. Endvidere føler mange medarbejdere, at de ikke længere er så gode til deres arbejde, idet det tillærte håndværk nu ikke længere er det essentielle. Bent har derfor besluttet at gennemføre medarbejder-samtaler med hver enkelt for at få et overblik over medarbejdernes holdninger og meninger. Der har ikke før været holdt medarbejdersamtaler i virksomheden.

  • Hjælp Bent med at opstille formålet med afholdelse af medarbejdersamtaler.
  • Opstil på baggrund af formålet et skema i skitseform, som skal hjælpe medarbejderne til at kunne forberede sig optimalt på samtalen.
  • Lav et skema med de punkter, som Bent under alle omstændigheder skal have som output på alle samtalerne - dvs. konklusionerne fra samtalerne.

 

Opgave 8.6

 

Tag udgangspunkt i casen i opgave 8.5. Bent har nu gennemført samtaler med alle medarbejderne. Det har været et stort arbejde for ham at gennemføre samtaler med 100 medarbejdere, men han føler, at han har fået megen god information, som han ellers ikke ville have fået. Han er godt klar over, at informationen nu skal anvendes, da han ellers risikerer, at medarbejdernes tillid til ham brister, og samtalerne kan derfor få en negativ effekt.

Ved at gruppere konklusionerne fra samtalerne har Jens fået følgende 3 ting at vide fra hovedparten af medarbejderne: Der mangler oplæring og uddannelse i det nye produktionsapparat, det sociale sammenhold skal bedres og lønnen skal øges, idet arbejdsopgaverne nu stiller større krav til medarbejderne.

  • Hjælp Bent til at definere hvilken opfølgning der nu skal til, for at han kan bruge oplysningerne positivt. Fokuser primært på opfølgningen på de 3 hovedkonklusioner.
  • Hvordan skal Bent generelt fortsætte processen omkring medarbejdersamtaler?

 

Opgave 8.7

 

Åse er HR chef i en stor dansk bankvirksomhed. Det er på sidste bestyrelsesmøde besluttet, at der skal indføres medarbejdersamtaler i banken. Der har ikke været medarbejderkrav herom, så bestyrelsen vil mere indføre samtalerne for netop at inddrage medarbejderne mere i uddannelses- og udviklingsprocessen, hvilket er det primære formål med samtalerne. Det sekundære mål er at foretage en præstationsvurdering af medarbejderne, hvilken skal anvendes i forbindelse med lønfastsættelsen. Der er aldrig holdt systematiske medarbejdersamtaler før, og Åse har fået til opgave at lave et oplæg omkring medarbejdersamtaler til næste møde. Undervejs i denne indledende proces kommer Åse meget i tvivl om, om banken skal udvikle sit eget samtalesystem, eller om det skal være et af de standardsystemer, som hun ved eksisterer på markedet. Hun har blandt andet hørt meget godt om et system, som faktisk er lavet primært til bankvirksomheder.

  • Opstil fordele og ulemper ved at vælge henholdsvis et standardsystem og et eget udviklet system.